10 consejos y trucos de Excel más útiles para principiantes

A pesar de tener varias herramientas de hoja de cálculo y otras aplicaciones similares, seguimos prefiriendo trabajar junto con el Microsoft Excel sí mismo. Esto se debe a que este programa de hoja de cálculo hace que su trabajo sea bastante útil si conoce la forma de usarlo. Tanto si es un pequeño empresario como si trabaja en una oficina corporativa, la hoja de cálculo de Excel se ha convertido ahora en un recurso muy útil y esencial para los usuarios diarios.

Esta aplicación se utiliza principalmente para registrar y manipular los datos numéricos para diversos fines. Debido a sus funciones sencillas y características fáciles de usar, siempre ha sido el medio principal de todos los usuarios corporativos. En esta guía, se incluyen los 10 principales consejos y trucos útiles de Excel que debe conocer.

Consejos y trucos de Microsoft Excel

En esta publicación cubriremos los siguientes consejos y trucos de Excel, que creemos que son los más útiles:

  1. Seleccionar todas las celdas a la vez
  2. Ancho de columna de ajuste automático
  3. Transponer columnas y filas
  4. Utilice el comando de filtro para ocultar datos no deseados
  5. Eliminar entrada duplicada
  6. Eliminar los registros en blanco
  7. Insertar filas en blanco en el registro
  8. Copiar datos a otra hoja automáticamente
  9. Tomar una captura de pantalla con la cámara de Excel
  10. Vincula las celdas a tu dirección de correo electrónico

Empecemos y conozcamos cada uno en detalle.

1]Seleccione todas las celdas a la vez

A veces, es posible que deba realizar algunos cambios masivos en su hoja de cálculo de Excel. En tal caso, puede seleccionar todas las celdas en su hoja de trabajo usando el cuadro cuadrado que está disponible en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.

Consejos y trucos de Microsoft Excel

Cuando selecciona el cuadro cuadrado, resalta todas las celdas de la hoja de trabajo, incluso las celdas vacías. Como alternativa, también puede usar el atajo de teclado Ctrl + A para seleccionar todas las celdas en la hoja de trabajo.

2]Ancho de columna de ajuste automático

Mientras trabaja en MS Excel con una gran cantidad de registros de datos, a menudo se vuelve complicado cambiar el tamaño de las celdas de cada columna de acuerdo con su texto. Para cambiar el tamaño de las columnas de una manera fácil, puede usar la función Autoajustar ancho de columna que es una función incorporada en Excel.

Consejos y trucos de Excel

Todo lo que necesita para mover el puntero del mouse al límite de la columna que desea ajustar automáticamente y luego hacer doble clic en ella. Y si tiene que ajustar todas las columnas, selecciónelas todas y haga doble clic en el límite de cualquier columna.

Ancho de columna de ajuste automático

Alternativamente, también puede cambiar el tamaño del ancho de la columna utilizando la opción Ajustar automáticamente el ancho de la columna. Para hacer esto, seleccione la columna que desea ajustar y luego navegue hasta la barra de Menú> Hogar lengüeta. En la sección Celdas, haga clic en la opción Formato y luego seleccione Ajuste automático del ancho de las columnas en el menú desplegable.

3]Transponer columnas y filas

Algunas personas crean hojas de cálculo de Excel donde los campos principales se cruzan horizontalmente en una fila. Otros colocan los datos verticalmente. A veces, estas preferencias conducen a un escenario en el que desea transponer datos de Excel. Transponer es una función de Excel que le permite cambiar las columnas de Excel a filas sin volver a escribir los datos.

La función de transposición es una gran característica que obtendrá en las hojas de cálculo de MS Excel. Resulta muy útil cuando necesita cambiar las columnas de datos de horizontal a vertical sin volver a escribir los datos.

Transponer columnas y filas

En la imagen de arriba, los datos están organizados en forma de tabla donde las figuras de los sujetos se muestran verticalmente. Si necesitamos reorganizar los datos horizontalmente de forma manual, sería bastante difícil. Pero con la ayuda de la función de transposición, puede hacerlo en un par de segundos.

Por lo tanto, primero debe seleccionar los datos de la tabla y copiarlos. Ahora, coloque el puntero del mouse donde tiene que transponer los datos, haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Pegado especial en el menú contextual. Cuando se abra la ventana Pegado especial, marque la función Transponer y haga clic en el botón Aceptar.

4]Utilice el comando de filtro para ocultar datos no deseados

La función de filtro de Excel le permite ocultar los datos no deseados y mostrar solo ciertos datos importantes en la hoja de cálculo. Con esta función, puede filtrar fácilmente los nombres, fechas y números del enorme conjunto de datos o tabla. Sin embargo, no elimina ni modifica los datos originales. Se vuelve muy útil cuando necesita enfocarse solo en algún tipo especial de información.

Utilice el comando de filtro para ocultar datos no deseados

En el conjunto de datos anterior, puede ver que hay una lista de estudiantes cuyas calificaciones son diferentes, su dirección es diferente. Puede ser aún más grande. Por lo tanto, si necesita filtrar datos específicos, puede ser bastante difícil.

Para hacerlo de una manera fácil, puede usar el comando de filtro. Entonces, todo lo que necesita para seleccionar el encabezado de la tabla y luego navegar a la sección Edición. En la sección correspondiente, seleccione Ordenar y filtrar y luego elija la herramienta Filtro.

Comando de filtro para ocultar datos no deseados

Haga clic en la opción de flecha hacia abajo que aparece cerca del encabezado de cada columna. Le permite ordenar sus datos en orden alfabético o ordenar los números de menor a mayor. Además, puede utilizar el filtro de texto para filtrar los datos según sus necesidades.

5]Eliminar entrada duplicada

Es un trabajo bastante fácil localizar y eliminar entradas duplicadas para una hoja de cálculo que tiene un pequeño conjunto de datos. Pero si tiene que hacerse con un gran conjunto de datos donde las columnas y filas están en cientos, entonces sería una tarea desafiante.

Eliminar entrada duplicada

En la tabla anterior, hay diez registros en los que dos entradas son totalmente similares y se ha utilizado un nombre común en tres filas. Entonces, para encontrar las entradas duplicadas, debe seleccionar la tabla. Después de eso, navegue hasta el menú Datos, seleccione la categoría Herramientas de datos y luego haga clic en Eliminar duplicados.

En el cuadro de diálogo, marque la casilla de verificación cerca de Mis datos tienen encabezados. Y, debajo de la sección de columnas, elimine la marca del número de serie, ya que es diferente para cada entrada. Finalmente, haga clic en el Okay y verá que la entrada duplicada se elimina de la tabla.

6]Eliminar los registros en blanco

A veces, es posible que haya notado que las celdas o filas en blanco en su hoja de cálculo son en su mayoría indeseables. Los usuarios suelen hacer clic con el botón derecho en la fila especificada y eliminarlos uno por uno. Pero, ¿qué harás si su número es de cientos? En esa situación, eliminarlos uno por uno sería realmente un trabajo tedioso.

Quitar las celdas en blanco

Por lo tanto, para eliminarlos de una vez, presione Ctrl + G y cuando aparezca el cuadro de diálogo Ir a, seleccione el botón Especial. En la página siguiente, marque el botón de radio Blanks y haga clic en el botón OK. Notará que se seleccionan todas las celdas en blanco.

Eliminar los registros en blanco

Ahora, presione el botón Ctrl + menos. Cuando aparezca un menú emergente, seleccione Desplazar celdas hacia arriba y haga clic en el botón Aceptar. Verá, todas las celdas en blanco se eliminan y el conjunto de datos también se organiza adecuadamente.

7]Insertar filas en blanco en el registro

Como mencioné anteriormente, las filas en blanco son en su mayoría indeseables, pero a veces también funcionan. Entonces, si necesita insertarlos, puede hacer un clic derecho en la fila especificada y agregarlos uno por uno como dije mientras eliminaba las filas en blanco.

Insertar filas en blanco en el registro

Entonces, para insertar las filas en blanco en cada registro por separado, haga una serie del número de serie mencionado. Después de eso, seleccione todo el conjunto de datos y luego haga clic en la herramienta Ordenar disponible en la pestaña Datos.

En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Ordenar por y organícelos por número de serie.

Insertar filas en blanco

Al hacer clic en el botón Aceptar, se insertará una fila en blanco entre cada fila por separado.

8]Copiar datos a otra hoja automáticamente

A veces sucede que necesita usar los datos en otra hoja que ingresa en la primera hoja. Para hacerlo, suele utilizar el método tradicional de copiar y pegar. Pero, cuando necesite cambiar algunos datos en una hoja, también tendrá que cambiarlos en la otra hoja. Se vuelve un poco complicado cuando tienes que cambiar los mismos datos en ambas hojas una por una.

Copiar datos a otra hoja automáticamente

En Excel, existe una opción que copia automáticamente los datos de la primera hoja en otras hojas en un proceso en tiempo real. Sin embargo, para copiar los datos automáticamente a otras hojas, primero debe establecer una conexión entre ellas.
Para hacerlo, vaya a la barra de estado de la primera hoja. Después de eso, siga presionando la tecla Ctrl y haga clic en aquellas hojas en las que tiene que copiar los datos automáticamente. Eso es.
Ahora, cualquier dato que ingrese en la primera hoja, se copiará automáticamente en las otras hojas.

9]Tome una captura de pantalla con la cámara de Excel

Siempre se ha dicho que “Una imagen vale más que mil palabras”. En consecuencia, a veces es posible que deba agregar una captura de pantalla dentro de su hoja de cálculo de Excel para poder explicar las cosas de una mejor manera.

Sin embargo, no es necesario utilizar ninguna aplicación de terceros para realizar una captura de pantalla. Excel tiene un comando de cámara incorporado que le ayuda a tomar la captura de pantalla con un solo clic.

Tomar una captura de pantalla con la cámara de Excel

Para utilizar esta función, primero debe habilitar el comando de la cámara. Entonces, todo lo que necesita es navegar a la barra de herramientas de acceso rápido y hacer clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Después de eso, haga clic en el menú desplegable de Elegir comandos de> Todos los comandos> Cámara. Ahora, seleccione el botón Agregar y presione Aceptar.

Tomar una captura de pantalla con la cámara de Excel

Después de seguir el procedimiento anterior, notará que ahora se agrega un ícono de cámara a la barra de herramientas de acceso rápido. Ahora, seleccione las celdas o los datos para los que necesita una imagen. Después de eso, haga clic en el ícono de la Cámara y luego haga clic en cualquier lugar de la hoja de trabajo. También puede arrastrar y cambiar el tamaño de la imagen para ajustarla según sus requisitos.

10]Vincula las celdas a tu dirección de correo electrónico

En la hoja de cálculo de Excel, puede crear fácilmente un hipervínculo a su dirección de Gmail.

Vincula las celdas a tu dirección de correo electrónico

Para hacerlo, primero debe seleccionar la celda donde desea insertar el enlace. Después de eso, presione Ctrl + K atajo. Cuando aparezca el cuadro de diálogo en la pantalla, seleccione la dirección de correo electrónico en el panel izquierdo. Agregue su dirección de correo electrónico y luego presione el botón Aceptar.

Eso es. Espero que estos consejos y trucos puedan ser útiles al usar hojas de cálculo de Excel en su computadora.

Consejos y trucos de Microsoft Excel

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