Cómo agregar una firma digital a Outlook

En un mundo donde espiar y manipular el contenido de los correos electrónicos y otros tipos de mensajes es fácil para los ciberdelincuentes, necesita protección. Debe obtener algún tipo de protección que le diga al destinatario que el correo electrónico que recibió es genuino y no ha sido cambiado o manipulado en su bandeja de entrada. Este artículo explica Certificados digitales y como agregar una firma digital a su copia de Microsoft Outlook o un cliente de correo electrónico similar en una computadora con Windows.

Certificados de correo electrónico digital

Los certificados de correo electrónico digital garantizan que el contenido del mensaje sea exactamente el mismo que el enviado por el remitente del correo electrónico. Si algún intermediario intenta acceder a uno o más paquetes de correo electrónico e intenta modificar el contenido, el cliente de correo electrónico mostrará un mensaje de error que indica que no se puede confiar en el correo electrónico. Un certificado de firma digital consiste en una clave que es privada para su ID de correo electrónico. Puede ver los certificados de correo electrónico haciendo clic en el icono de ‘insignia’ justo encima del mensaje en Microsoft Outlook y otros clientes de correo electrónico. Así es como se ve una firma de correo electrónico digital.

Agregar una firma digital en Microsoft Outlook

Los certificados digitales para correos electrónicos son emitidos por los mismos organismos que ofrecen SSL y otros tipos de certificados a los sitios web. Hay servicios gratuitos y de pago entre los organismos. Para facilitar la comprensión, usaremos Comodo como proveedor de certificados. Los certificados digitales para correo electrónico personal son gratuitos de Comodo y usted registra tantas ID de correo electrónico como desee. Una vez que tenga el certificado instalado en su computadora, solo necesita importarlo al cliente de correo electrónico, como Outlook, para que el cliente de correo electrónico pueda usar el certificado digital.

Si hay más de un certificado de firma digital en un cliente de correo electrónico, están asociados a cuentas diferentes pero relacionadas. Una única ID de correo electrónico no puede tener dos certificados digitales. Cuando envía un correo electrónico, el cliente de correo electrónico asocia automáticamente el certificado de firma digital de correo electrónico relacionado al correo electrónico.

Agregar una firma digital a Outlook

Servicios de certificado de firma de correo electrónico, incluido el de Comodo, también proporciona cifrado que puede utilizar como seguridad opcional. Sin embargo, en este caso, el destinatario también debería utilizar el mismo software para descifrar el correo electrónico. Por ejemplo, si descarga y usa Comodo Certificate Manager (un software pago que le permite administrar sus certificados digitales a través de una red), debe pedirle al destinatario que lo instale si desea enviar correos electrónicos cifrados al destinatario. Pero no todo el mundo está dispuesto a gastar en seguridad, especialmente si no está involucrado en gran parte de la informática.

Hay otra forma en que brindan algunos servicios. Almacenarán el mensaje cifrado real en sus propios servidores y reenviarán una clave al destinatario junto con un enlace al mensaje en un correo separado. El destinatario puede hacer clic en el enlace y utilizar la clave para descifrar los correos electrónicos. Pero dado que esta publicación trata sobre una firma digital de correo electrónico, no entraremos en los detalles del cifrado de mensajes. Por ahora, comprenda que el cifrado también es posible si utiliza la firma de correo electrónico digital de Comodo o cualquier otro servicio similar.

Esto puede parecer complicado, pero usar una firma digital es tan fácil como hacer clic en un botón para autenticar el mensaje, justo después de hacer clic en Enviar. Solo tienes que hacer clic Permitir.

Fig 2 - Autorización de un correo electrónico mediante certificado digital gratuito

Cómo obtener una firma digital gratuita para Outlook

Aunque hay varios proveedores que ofrecen certificados de correo electrónico gratuitos y de pago para firmas digitales, hablaremos de Comodo, como ejemplo. El método para instalar certificados de otros proveedores es más o menos el mismo.

Primero, debes obtener el certificado. En Comodo, es un proceso de dos pasos.

  1. Debe solicitar la firma digital que estaría relacionada con su ID de correo electrónico. Haga clic aquí para tla firma digital gratuita formulario de aplicación. Aquí, mencionas el ID de correo electrónico para el que quieres el ID de correo electrónico. También puede crear una contraseña de revocación en caso de que desee revocar el certificado más adelante. Es posible que tenga motivos para revocar el certificado más adelante cuando sienta que su clave de certificado es copiada y utilizada por otra persona o cuando olvida la contraseña que estableció después de importar la firma digital a Microsoft Outlook u otros clientes de correo electrónico.
  2. Una vez que complete el formulario de solicitud, se enviará un enlace a su ID de correo electrónico que se mencionó en el formulario de solicitud. Cuando hace clic en el enlace del correo electrónico después de completar la aplicación de firma digital de correo electrónico, el sitio web intenta instalar el certificado en su computadora. El sistema le preguntará si debe permitir o no que el sitio web instale el certificado. Déjelo para que se instale.

El formulario de solicitud se parece a la imagen de abajo. Complete todos los detalles. Tendrá que desplazarse hacia abajo por todo el acuerdo antes de poder hacer clic en el botón Aceptar. Es posible que se le solicite dos veces que haga clic en el botón Aceptar en algunos casos.

Fig 3 - Solicitud de certificado de correo electrónico digital gratuito

Por razones de seguridad, debe realizar ambas operaciones: completar la solicitud y hacer clic en el enlace para la instalación del certificado, utilizando el mismo navegador. Si hace clic en el enlace para abrirlo con un navegador diferente, no instalará el certificado.

Cómo importar una firma digital de correo electrónico a Outlook

Aunque estamos hablando de Outlook, el proceso es similar al de todos los clientes de correo electrónico. Esto también se puede dividir en dos tareas de la siguiente manera:

  1. Exporte el certificado recién instalado a algún lugar que conozca
  2. Importe el certificado a Outlook u otros clientes de correo electrónico

Para exportar el certificado recién instalado, primero debe encontrarlo en su computadora. Presione WinKey + R para abrir el cuadro de diálogo Ejecutar. Tipo certmgr.msc en el cuadro de texto y presione la tecla Enter. Eso abrirá el Administrador de certificados de Windows. Navegar a Personal> Certificados carpeta en el panel izquierdo para ver el certificado de firma digital gratuito de Comodo.

Haga doble clic en el certificado para abrirlo. Sobre el Detalles pestaña, haga clic en Copiar a archivo… opción para exportar el certificado. Esto abrirá el Asistente para importación y exportación de certificados. Utilice el asistente para exportar el archivo a algún lugar que pueda recordar. Necesitará conocer la ruta donde lo almacenó para importar el certificado a Outlook.

Después de exportar la firma digital para correo electrónico, abra Outlook si aún no está abierto. Haga clic en Archivo y Opciones. Haga clic en la última opción que dice Centro de confianza y luego haga clic en Configuración del centro de confianza….

Haga clic en la opción que dice Seguridad del correo electrónico en el panel izquierdo y en el panel derecho, haga clic en Importación y exportación… (Ver imagen a continuación)

agregar una firma digital en Microsoft Outlook

Una vez que haga clic en el Importación y exportación… , obtendrá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación.

Navegue y seleccione el certificado que exportó usando el método anterior. En el campo Contraseña, escriba una contraseña para que nadie más pueda piratear la firma. Se le pedirá nuevamente que configure el nivel de seguridad. Si selecciona Alta, se le pedirá que ingrese la contraseña cada vez que envíe un correo electrónico utilizando la ID de correo electrónico relacionada. La configuración Baja simplemente le pedirá permiso para acceder al certificado digital.

Fig 5 - Importar certificado de firma de correo electrónico

Una vez que haya importado el certificado digital a Outlook, cierre los cuadros de diálogo abiertos.

Así es como agregar una firma digital a Outlook u otros clientes de correo electrónico. Usamos el ejemplo de Comodo ya que es gratis.

agregar una firma digital en Microsoft Outlook

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