Cómo cifrar correos electrónicos en la aplicación Microsoft Outlook y Outlook.com

Si bien todos los servidores de correo electrónico ahora usan una conexión segura, si desea cifrar los correos electrónicos en el cliente de escritorio de Microsoft Outlook y Outlook en la Web, puede hacerlo. Sin embargo, el proceso es diferente. Aquí estamos hablando de cifrar el correo electrónico y no la conexión. Puede considerarlo como una capa adicional de protección.

Si bien es fácil de usar, tenga en cuenta al usuario final y al cliente que está usando. A menos que tanto el remitente como el receptor admitan el formato de cifrado, será un desafío enviar este tipo de correo electrónico.

Hay dos tipos de cifrado compatibles con Outlook:

  1. Cifrado S / MIME y
  2. Cifrado de mensajes de Office 365.

El último funciona solo cuando una empresa usa la licencia Office 365 Enterprise E3. El primero, sin embargo, se usa ampliamente y funciona con la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico distintas de Outlook.

Outlook Web ofrece cifrado interno, que puede elegir habilitar para correos electrónicos individuales. Aquí está la lista de cosas que discutiremos en este tema.

  1. Cómo cifrar los correos electrónicos de Office Outlook
  2. Cómo cifrar los correos electrónicos web de Outlook
  3. Cómo leer el correo electrónico cifrado fuera de los clientes de Office

Nota: No hay forma de proteger con contraseña a personas o correos electrónicos en Outlook. Puede proteger con contraseña los archivos PST, de modo que nadie pueda acceder a todos sus correos electrónicos, pero es diferente del cifrado.

Cómo cifrar correos electrónicos en Outlook en Windows 10

Antes de comenzar, si usa el cifrado S / MIME, el remitente y el destinatario deben tener una aplicación de correo que admita el estándar S / MIME. Outlook admite el estándar S / MIME. Puede optar por cifrar todos los correos electrónicos o puede cifrar correos electrónicos individuales. La elección depende de la aplicación de políticas del departamento de TI. Además, debe tener instalado un certificado S / MIME. Asegúrese de comunicarse con la persona adecuada para hacerlo. Una vez instalado, tendrá la opción disponible en el menú desplegable del certificado digital en Outlook.

Encriptar correo electrónico individual

Encriptar correos electrónicos de Outlook

  • Cuando esté en el redactor de correo electrónico nuevo, cambie a la pestaña Opciones
  • Luego expanda la sección Más opciones haciendo clic en la flecha en la parte inferior derecha.
  • Abrirá la sección de propiedades. Haga clic en el botón Configuración de seguridad.
    • Primero, marque la casilla que dice «Encriptar el contenido y los archivos adjuntos del mensaje».
    • A continuación, en Seguridad, haga clic en el menú desplegable debajo de la configuración de seguridad y seleccione el certificado S / MIME.
    • Por último, elija la etiqueta de seguridad si corresponde.
  • Cuando envíe el correo electrónico, se cifrará utilizando este estándar.

Nota: Si no tiene un certificado S / MIME, el cliente de Outlook le pedirá que agregue uno. Si no puede, no le permitirá enviar un correo electrónico cifrado.

Cifre todos los correos electrónicos

Cifrar la configuración del Centro de confianza de correos electrónicos de Outlook

  • Abra Outlook y haga clic en el menú Archivo
  • Luego, haga clic nuevamente en Opciones y vaya a Centro de confianza> Configuración del Centro de confianza> Seguridad del correo electrónico
  • Marque la casilla que dice «Cifrar el contenido del mensaje y los archivos adjuntos».
  • En Correo electrónico cifrado, haga clic en Configuración> Certificados y algoritmos> seleccione el certificado S / MIME.
  • Elija Aceptar

Cuando habilita esto, todos sus correos electrónicos serán encriptados. Deberá asegurarse de que el receptor también tenga un cliente que admita el certificado S / MIME para leer el correo electrónico.

Leer: Complementos gratuitos de cifrado de correo electrónico para Outlook.

Cómo cifrar correos electrónicos en Outlook en la Web

Encriptar correos electrónicos web de Outlook

Esta característica solo está disponible para la suscripción a Office 365 Hogar u Office 365 Personal. Es útil cuando no confía en que el proveedor de correo electrónico del destinatario sea seguro. Sin embargo, debe comprender claramente cómo funcionan estas funciones; de lo contrario, el destinatario no podrá leer el correo electrónico ni acceder a ningún contenido.

Inicie sesión en la cuenta de Outlook y luego haga clic en el botón de mensaje nuevo. Justo al lado de Adjuntar, hay un enlace Cifrar, haga clic en él. Tendrás dos opciones:

  • Encriptar:

    • El mensaje permanece cifrado y no sale de Office 365.

    • Los destinatarios con cuentas de Outlook.com y Office 365 pueden descargar archivos adjuntos sin cifrado

    • Pueden hacerlo cuando usan Outlook.com, la aplicación móvil de Outlook o la aplicación Correo en Windows 10.

Sin embargo, si están usando cualquier otro cliente de correo electrónico, tendrán que usar un código de acceso temporal para descargar los archivos adjuntos del portal de cifrado de mensajes de Office 365.

  • Cifre y evite el reenvío:
    • Su mensaje permanece cifrado dentro de Office 365
    • No se puede copiar ni reenviar.
    • Los documentos de Office como Word o Excel permanecen encriptados incluso después de la descarga.
    • Otros archivos adjuntos, como archivos PDF o archivos de imagen, se pueden descargar sin cifrado.

Cómo leer el correo electrónico cifrado fuera de los clientes de Office

Abrir Outlook de correo electrónico cifrado

Si necesita enviar un correo electrónico encriptado y desea que otros usuarios de aplicaciones como Gmail lo lean, entonces debe compartir el método que se describe a continuación. Este método le pedirá una contraseña para acceder al correo electrónico. Sin embargo, es un código de acceso ofrecido por Microsoft para verificar la autenticidad del receptor.

  • Redactar y enviar correos electrónicos con cifrado
  • El destinatario recibirá un correo electrónico que revelará información sobre la persona y su identificación de correo electrónico.
  • Luego, para leer el mensaje, haga clic en el botón Leer el mensaje
  • Lo llevará al centro de Office 365 donde puede verificar usando una contraseña única o iniciando sesión en Google.
  • Una vez que se complete la verificación, se revelará el correo electrónico.

Nota: Se envía una OTP al correo electrónico del destinatario.

Como puede observar, el correo electrónico nunca sale de los servidores de Office 365. El correo electrónico se aloja allí y se puede leer después de la verificación. Si está utilizando un cliente de Outlook, no tendrá que pasar por el proceso.

Espero que la publicación haya sido fácil de seguir y que haya podido comprender los detalles del cifrado de correo electrónico.

Encriptar correos electrónicos de Outlook

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