Cómo enviar mensajes de correo electrónico masivo en Outlook con Mail Merge

Correo masivo es una estrategia importante en el marketing digital que se utiliza para aumentar las ventas y promover una marca. Una campaña de email marketing es hoy en día fundamental para la publicidad con el fin de llegar a una gran lista de clientes y cumplir con los objetivos organizacionales. Aparte de los negocios, puede haber varias ocasiones en las que desee enviar invitaciones, boletines informativos y cartas de anuncios por correo electrónico a muchas direcciones.

Sin embargo, la mayoría de las cuentas de correo electrónico admiten un número limitado de destinatarios por mensaje de correo electrónico. Además, la preparación de cartas individuales para muchas personas consume mucho tiempo. Si bien hay muchos servicios que ofrecen una forma simplificada de enviar correos electrónicos masivos, la mejor manera de crear un mensaje de correo electrónico personalizado es utilizando Unificación de correo característica de Microsoft Word con Microsoft Outlook.

A diferencia de la transmisión de correo electrónico a una gran cantidad de personas, la combinación de correo mantiene el mismo mensaje para varios correos electrónicos, pero el nombre y la dirección del correo electrónico son únicos con detalles personalizados para cada destinatario. En otras palabras, la combinación de correspondencia convierte a cada destinatario del mensaje de correo electrónico en el único destinatario.

¿Qué es la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word?

Mail Merge es una característica poderosa compatible con la mayoría de las aplicaciones. Le permite crear un lote de mensajes de correo electrónico personalizados a partir de las cartas y obtiene automáticamente la dirección de los múltiples destinatarios de la base de datos para facilitar el envío masivo. Básicamente, Mail Merge significa combinar correo y documento. La combinación de correspondencia es compatible con todos los programas de Microsoft Office. Microsoft Word le permite insertar contenido de las fuentes de datos como una base de datos de acceso, una hoja de cálculo de Excel, etc. en los documentos de Word usando una función de combinación de correspondencia. Dicho esto, Microsoft Outlook puede obtener una ventaja de la capacidad de Microsoft Word para combinar correo para enviar correos electrónicos personalizados masivos a muchos contactos.

Para enviar mensajes de correo electrónico masivo en Outlook usando la combinación de correspondencia, primero debe usar Microsoft Word para crear varios documentos constantes que contengan contenidos fijos, es decir; cuerpo del correo electrónico y luego agregue detalles únicos para cada documento, como el nombre o la dirección de los destinatarios, que generalmente se toma prestado de la fuente de datos, como el contacto de Outlook, la hoja de cálculo de Excel o la base de datos de acceso. La combinación de correo implica preparar sus documentos principales, crear una fuente de datos para su lista de correo, definir los campos de combinación, vincular la lista de correo al documento, guardar y enviar los mensajes de correo electrónico personalizados. En este artículo, explicamos cómo enviar un mensaje de correo electrónico masivo en Outlook usando Mail Merge.

Prepare una lista de contactos de correo para Combinar correspondencia

Lanzamiento Microsoft Outlook y haga clic en Hogar lengüeta

En la parte inferior de la página de la pestaña de inicio, haga clic en Personas para ver la lista de contactos.

Como enviar mensajes de correo electronico masivo en Outlook con

Seleccione la dirección de contacto a la que desea enviar el mensaje masivo.

Ahora navega a Comportamiento Agrupar en Hogar pestaña y haga clic en Unificación de correo.

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En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia de contactos, haga clic en el botón de radio con la opción Solo contactos seleccionados debajo Contactos para enviar correos electrónicos solo a los contactos seleccionados. De lo contrario, haga clic en el botón de opción con la opción Todos los contactos en la vista actual.

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A continuación, seleccione el botón de radio con la opción Nuevo documento en Archivo de documento

En la opción Combinar, seleccione el tipo de documento como De cartas, Combinar como correo electrónico y escriba el asunto de su correo electrónico en el cuadro de línea de asunto del mensaje.

Hacer clic Okay para aplicar la configuración y Outlook iniciará Microsoft Word para que escriba el mensaje constante.

Redacte un mensaje de correo electrónico personalizado con Microsoft Word

Outlook lanza Microsoft Word.

En la línea de saludo, escriba la dirección, como escriba, hola y luego haga clic en Insertar campo de combinación opción en el grupo Escribir e insertar campo.

Como enviar mensajes de correo electronico masivo en Outlook con

Elige la opción Nombre en el menú desplegable, y Microsft Word agregará un campo de correo electrónico << Nombre >> al lado del saludo.

Puede agregar otros campos de su lista de destinatarios al documento como apellido, teléfono particular, nombre de la empresa, etc. Una vez que termine el proceso de combinación de correspondencia, la palabra reemplazará automáticamente los campos de correo electrónico con información real de su lista de destinatarios.

Envíe los mensajes de correo electrónico

Una vez que haya preparado el mensaje de correo electrónico, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia opción y seleccione Mensajes de correo electrónico en el menú desplegable.

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Ahora haga clic en Finalizar y fusionar botón y seleccione enviar mensajes de correo electrónico en el menú desplegable.

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Aparecerá el cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico. Aquí elija Correo electrónico para Opciones de mensaje para y seleccione HTML para Formato de correo.

En enviar registros, haga clic en el botón de opción Todas para enviar todos los correos electrónicos a la vez, o elija la opción Registro actual para enviar solo los correos electrónicos actuales.

Hacer clic Okay botón.

Una vez hecho esto, Microsoft Word fusiona automáticamente los correos electrónicos y envía correos electrónicos personalizados a cada dirección.

Vale la pena mencionar que la función anterior se usa solo para enviar el mensaje de correo electrónico. No puede adjuntar archivos a un correo electrónico y tampoco puede enviar CC o CCO a otros destinatarios en un correo.

Para confirmar que se enviaron los correos electrónicos, vaya a su panorama y revisa tu elementos enviados carpeta para revisar los correos electrónicos enviados.

¡Espero que te guste usar esta función!

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