Microsoft Office Word ofrece una Característica de revisión, que permite realizar un seguimiento de los cambios en un documento. En esta guía, compartimos cómo puede utilizar la función de revisión o la función de seguimiento de cambios en Microsoft Word.
Función de revisión o función de seguimiento de cambios en Word
He dividido la función de función de revisión en varias secciones y he explicado cómo es útil cada una de ellas:
- Habilitar control de cambios
- Revisar y comentar
- Ver cambios
- Aceptar y rechazar cambios
- Finalizando el documento
- Fusionar comentarios y cambios en un solo documento
- Compare dos documentos sin seguimiento
Combinar y comparar documentos son características opcionales y debe usarlas en diferentes escenarios.
1]Habilitar control de cambios
Antes de enviar un documento que se someterá a revisión, asegúrese de habilitar la función Control de cambios. Una vez activado, los cambios realizados por cualquiera de los revisores se registrarán con su nombre. Esos cambios pueden ser aprobados o rechazados por otra persona. La función también ofrece una forma de bloquear el control de cambios para que nadie pueda desactivarlo. Aprendamos los dos.
- Asegúrese de que el documento esté listo para su revisión.
- Abra el documento y luego vaya a Sección de revisión> haga clic en Control de cambios, y luego haga clic en Cambio de camino menú de nuevo.
- Una vez habilitado, debería notar que el botón tiene un fondo gris.
- A continuación, haga clic en Bloquear seguimiento e ingresar una contraseña, confirmar y hacer clic en Aceptar.
- Después de esto, Control de cambios se desactivará para usted o cualquier otra persona, a menos que se desactive utilizando la misma contraseña nuevamente.
Nota: Si pierde u olvida su contraseña, Microsoft no podrá recuperarla por usted. Asegúrese de anotarlo en algún lugar relacionado con el documento.
2]Revisar y comentar
Después de esto, los cambios que se realicen en el documento se registrarán sin importar dónde se comparta y edite el documento. Así es como se registrarán los cambios:
- Las eliminaciones están marcadas con un tachado.
- Las adiciones se muestran con un subrayado
- Cada autor obtiene su color para los cambios.
- Seleccione un párrafo o un conjunto de palabras y haga clic en el botón de comentario para agregar sus comentarios
UNA línea horizontal roja aparecerá junto a la línea o el párrafo, lo que facilitará su identificación. Haga clic en él y todos los cambios y comentarios serán visibles. Agregando a esto, puede más personalizar colores haciendo clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la sección Seguimiento.
Nota: Incluso si desactiva el seguimiento, los subrayados de color y los tachados serán visibles en el documento.
3]Ver cambios
Suponiendo que un documento ha regresado a usted después de la revisión, y necesita encontrar todos los cambios y comentarios. Ir revisión > Rastreo > Mostrar para revisión.
- Vaya a Revisión> seguimiento> cambiar de Marcado simple a Todo el marcado
- Si usted elige Sin marcado, entonces el documento se mostrará solo como la versión final
- Si selecciona Original, puede ver el documento original sin cambios
4]Aceptar y rechazar cambios
Si está de acuerdo con una diferencia, haga clic en Aceptar y continúe, pero si no le gusta, haga clic en Rechazar y vaya al siguiente. Deshacerá el cambio a la revisión anterior. Deberías ver que la diferencia es marcado con un subrayado. También tienes opciones para
- Aceptar todos los cambios en el documento
- Rechazar todos los cambios en el documento.
También tiene la sección de comentarios, que puede ayudarlo a navegar por todos los comentarios. Puede responder a los comentarios, marcarlo como resuelto cuando haya realizado un cambio o eliminarlo.
5]Finalización del documento
Cuando sepa que todo está completo, siga estos pasos para eliminar las marcas y los comentarios visibles.
- Elimine todos los comentarios haciendo clic en Comentarios> Eliminar> Eliminar todos los comentarios
- Haga clic en Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento
- Es posible que se le solicite que ingrese la contraseña si el seguimiento estaba bloqueado.
Hecho esto, la función de revisión en el documento de Office Word está completa. Sin embargo, hay dos características más que hemos agregado a la guía. Pueden ser útiles en un escenario diferente.
6]Combinar comentarios y cambios de diferentes documentos en un solo documento
Si ha proporcionado un documento para que lo revisen varios usuarios, puede combinarlos en un documento final para su revisión.
- Abra un documento de Microsoft en blanco y vaya a Revisar> Comparar> Combinar
- Seleccione dos documentos, el original en el lado izquierdo y el editado en el derecho.
- Haga clic en Aceptar y repita para todos los documentos hasta que termine.
Los cambios realizados por los autores serán visibles en diferentes colores. Si desea filtrar por autor, puede hacer clic en Mostrar marcado> Personas específicas y eliminar los autores que no necesita.
Al hacerlo, asegúrese de utilizar el Característica de protección para bloquear a los autores y configurar las restricciones de edición. Es útil cuando un documento está disponible en una ubicación compartida.
7]Comparar dos documentos sin seguimiento
Por último, si no se habilitó el seguimiento y se realizaron cambios, puede usar la herramienta Comparar para encontrar las diferencias.
- Abra un documento en blanco y luego vaya a revisión > haga clic en el Botón comparary luego haga clic en el Compare de nuevo.
- Mostrará un cuadro de diálogo similar donde puede seleccionar el documento original, el documento revisado, el nombre del autor y más.
- También puede optar por comparar comentarios, encabezados, pies de página, tablas y más.
Con esto concluye nuestra guía sobre cómo puede utilizar las funciones de revisión para realizar un seguimiento, comentar y comparar en Microsoft Word. Es una herramienta poderosa para empresas donde los documentos se revisan en diferentes niveles.
Espero que la guía haya sido fácil de entender y seguir.
